El de una Software de Contabilidad Electrónica te permite ahorrar horas de tu tiempo en comparación con el manejo manual de tus libros contables. Descubre en este artículo algunos consejos para elegir el software de contabilidad para pequeñas empresas.
Por lo general, es más eficiente utilizar un software especializado en la contabilidad que el uso de una hoja de cálculo. Es porque el software contable reduce o elimina la entrada de datos redundantes, como ingresar la dirección del cliente en el presupuesto, luego la orden de compra y la factura.
Si eres dueño único y no tienes empleados, tienes poco o ningún inventario y sólo algunos clientes, es posible que no necesites un software para llevar la contabilidad de tu negocio. Es probable que encuentres algunas opciones de sistemas contables gratuitos o de muy bajo precio.
Los dueños de pequeñas empresas que llevan su inventario, van ganando nuevos clientes y/o empleados, ahorrarán más tiempo y tendrán registros más precisos si utilizan un software de contabilidad.
Hoy día la mayoría de los software contable son más fáciles de utilizar de lo que era en el pasado. Algunos de ellos fueron diseñados específicamente para que una empresa sin antecedentes contables lo utilizara con facilidad.
Aquí te presentamos algunos consejos para que puedas elegir el mejor software de contabilidad para tu empresa…
¿Qué funciones necesitas de tu software contable?
Reduce las opciones a la hora de elegir un software para la contabilidad de tu negocio, haciendo una lista de las características más importantes del sistema contable, que sirvan para una buena administración de tu negocio. La mayoría de estas características incluyen:
- La gestión del inventario
- Seguimiento de ventas
- Administrar contactos de clientes o trabajar en conjunto con un Software de administración de contactos
- Soporte de cuenta mercantil para aceptar pagos con tarjeta de crédito
- Presupuestos
- Estimados
- Nómina de sueldos
- Informe de impuestos comerciales
Software de contabilidad específico para tu industria
Algunos programas de contabilidad están diseñados específicamente para industrias como la construcción, la fabricación y los distribuidores mayoristas. Si tu pequeña empresa se encuentra en una industria con requisitos contables específicos, puede haber un software de contabilidad con características para cumplir con esos requisitos.
Habla con otros sobre el software de contabilidad
Antes de comprar un software de contabilidad, puedes hablar con al menos otras tres personas que usan software de contabilidad en los negocios similares a los suyos. Discute qué les gusta de su software de contabilidad y qué mejora podrían necesitar.
Puedes encontrar que no existe un software de contabilidad perfecto, pero no te desanimes. El objetivo es encontrar el software de contabilidad que mejor se adapte a las necesidades de tu pequeña empresa.
Más consideraciones sobre el software de contabilidad
Ahora que has reducido tus opciones a la hora de elegir un software de contabilidad, lleva contigo esta lista de preguntas mientras compras el software contable para tu negocio:
¿Crecerá el software de contabilidad con mi negocio?
Averigua si el software tiene módulos que puede ser agregados más adelante si fuera necesario. Un módulo que comúnmente se agrega después de que una empresa crece es para llevar la nómina de tu empresa.
Si no se pueden agregar módulos, ¿el software se actualiza fácilmente a una versión más capaz? O bien, ¿el software se exporta a un formato de datos como CSV para que pueda leerse en caso de que cambie a otro título de software contable más adelante?
¿Qué software de contabilidad admite mi soporte bancario?
Poder descargar las transacciones de tu banco ahorra mucho tiempo, así que descubre con qué software contable trabaja tu banco.
¿Software de contabilidad en la nube o de escritorio?
El software de contabilidad en la nube es un software basado en la web que se ejecuta de manera segura a través de un navegador de Internet. El software de contabilidad en línea es especialmente conveniente para acceder a datos contables y registros de múltiples computadoras.
¿Se puede restringir el acceso para algunos usuarios?
Si más de una persona está utilizando tu software de contabilidad, una persona puede necesitar acceso completo a todas las funciones, pero otras solo pueden necesitar acceder a las áreas de entrada de datos y no a los informes.
¿El software de contabilidad viene con una prueba gratis?
Siempre es mejor si puede probar el software antes de comprarlo. Para ver qué tan útil es la documentación del software, haz clic en “Ayuda” en la versión de prueba gratuita, luego busque una guía del usuario o tutoriales.
Opciones de soporte del software de contabilidad
Recuerda calcular los costos de soporte en el presupuesto de tu software de contabilidad. Algunos software de contabilidad proporcionan soporte basado en tarifas por correo electrónico o teléfono desde el momento en que comienzas a usar el software.
Sin embargo, es común que el costo del software de contabilidad para pequeñas empresas brinde soporte técnico sin costo durante un período de tiempo determinado, por lo que puedes hacer preguntas cuando empieces a usar el software sin incurrir en gastos adicionales.
Después de ese período de tiempo, pagas por el mantenimiento anual, trimestral o por uso.
El software de contabilidad puede tener un foro de usuarios en línea gratuito donde también puedes hacer preguntas. A menudo, es una buena opción para el soporte basado en honorarios cuando tu pregunta es sobre cómo usar una función.
No pagues por características que no usarás
Una empresa más pequeña y menos compleja necesita menos funciones que una empresa más grande. ¿Recuerdas la pregunta del paso 3 sobre la actualización o la adición de módulos al software de contabilidad más adelante? No importa cuán irresistibles sean los “silbidos y campanas” adicionales, resiste la tentación de comprar más software contable del que necesitas.
¿Utilizas un contador o un software de contabilidad?
El software de contabilidad no reemplaza a un contador. Lo necesitarás para poder garantizar que tu empresa se adhiera a las prácticas contables y fiscales legales aceptadas por el SAT.
Sin embargo, cuando utilizas un software de contabilidad, le quitas a los contables las tareas diarias, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero necesarios para otros aspectos de tu pequeña empresa.
Cualquier software de contabilidad tendrá los informes que debes proporcionar a tu contador de forma mensual, trimestral y anual. O los informes se pueden imprimir o se pueden entregar de forma segura a un contador de manera electrónica.
Pregúntale a tu contador qué informes son necesarios y asegúrate de poder generarlos con tu software de contabilidad.
Conclusión
La gestión de tu negocio podrá simplificarse considerablemente si utilizas un software contable desde el lanzamiento de tu negocio. El Software Contable Macropro te ofrece muchas características importantes descritas en este artículo.
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