El procesamiento de la nómina es una de las tareas más importantes para cualquier empresa. Si estás pensando en iniciar un negocio y deseas saber cómo funciona el procesamiento de nómina, este artículo es para ti.
Cada vez que se introduce una nueva ley fiscal, se pueden producir grandes cambios en la manera de procesar la nómina de una empresa. Especialmente si estás asumiendo todas las responsabilidades del caso.
Asegurar una nómina precisa y oportuna requiere de toda tu atención a los detalles y un cuidadoso registro, y es una de las principales razones por las que las empresas confían en un sistema de nómina que le brinde la seguridad y la confianza para manejar todas las regulaciones complejas.
Si te estás preguntando cómo se ve el proceso, aquí tienes un resumen. Y, si al final del artículo aún tienes dudas, en MacroSoftware te brindamos toda la asesoría que necesitas para la implementación segura de tu software de nómina.
Paso 1 – Recopilar la de información de tus empleados
Los gerentes de recursos humanos comienzan por recopilar parte o toda la siguiente información de los empleados:
- Certificados de retención estatales aplicables
- Solicitud de trabajo completa
- Información bancaria
- Formularios de seguro médico
- Documentos del plan de jubilación, entre otros.
Paso 2 – Tiempo de los empleados
Luego, se informa a los empleados sobre el horario de trabajo, de su cheque de pago y cómo la compañía espera que se registren las horas de trabajo. Normalmente, la mayoría de los empleadores optan por pagar a los empleados cada dos semanas.
Paso 3 – Aprobaciones para la nómina
Al final del período de pago, el administrador de nómina verifica las horas trabajadas y asegura la aprobación para el pago, incluidos los ingresos complementarios de los bonos o las horas extraordinarias.
Paso 4 – Impuestos y Retenciones
El pago neto se calcula sobre la base de los ingresos brutos menos el monto total de las deducciones y retenciones (impuestos federales, estatales y locales, contribuciones de jubilación, seguro médico, deducciones adicionales como manutención infantil, etc.)
Cuando los administradores calculan los salarios, necesitan saber qué deducciones se deben hacer antes o después de que se hayan evaluado los impuestos.
Para obtener más información sobre las retenciones fiscales, el ISR ofrece esta guía integral de impuestos. Los estados a menudo tienen reglas diferentes a las del ISR, y se deben consultar las guías específicas del estado para determinar los requisitos de retención del empleador.
Paso 5 – Envío de pagos
Los cheques de pago se entregan a los empleados y los montos retenidos se envían a la entidad correspondiente. Los empleadores son responsables de una parte de los impuestos de nómina. Cálculo y presentación a las autoridades fiscales a tiempo evita fuertes multas y sanciones.
Paso 6 – Registro de nómina y presentación de informes
Los informes de nómina federal y estatal se generan y envían con una frecuencia trimestral. Los departamentos de nómina son responsables de una gran cantidad de datos y documentos, muchos de los cuales son de naturaleza sensible. Puede ser difícil desarrollar un sistema de archivo adecuado donde todos los datos y la información de los empleados se puedan mantener y acceder cuando sea necesario.
¿Por qué las empresas adoptan la tecnología para gestionar la nómina?
¿Cuándo fue la última vez que estuvo en su automóvil y se dirigió casualmente a la guantera para consultar su mapa (el tipo de papel)? La tecnología está a nuestro alrededor, y por una buena razón. Hace nuestras vidas más fáciles.
La nómina es una función vital, pero compleja de un negocio. Debido a las estrictas regulaciones de cumplimiento y al potencial de las demandas de los empleados, la mayoría de las empresas utilizan tecnología de nómina que reduce el riesgo de errores, garantiza el cumplimiento y ahorra tiempo.
Las compañías de software de nómina ofrecen soluciones que manejan muchos de los tediosos detalles administrativos de nómina y agilizan el siempre complicado proceso de presentación de impuestos para que las empresas puedan centrarse en lograr sus objetivos.
Las empresas que no aprovechan los beneficios de la tecnología moderna porque “esta es la forma en que siempre lo hemos hecho” están en una gran desventaja. Los adoptantes tardíos corren el riesgo de quedarse tan atrás que será difícil alcanzar a la competencia.
Cuando hacer el salto
Cuando se trata de administrar la nómina, hay muchos beneficios si lo haces bien y un gran inconveniente si lo haces mal. Tu gente, y las agencias de impuestos federales y locales, esperan que se les pague de manera precisa y puntual, y hay consecuencias cuando esto no ocurre.
Con una larga lista de normas para mantener, cumplir con las normas no es una tarea fácil. Entonces, si estás luchando con alguno de los desafíos a continuación, es hora de considerar dar el salto.
- Cambiando constantemente las regulaciones y leyes de impuestos de nómina.
- Nuevos requisitos estatales y locales para los beneficios de los empleados y los informes de salario / hora
- Se necesita más tiempo para abordar las preguntas o inquietudes de los empleados
- Experiencia de incorporación ineficiente.
- Errores debidos a cálculos manuales y entradas.
- Plazos perdidos
- Dificultad para acceder a información específica cuando es necesario
- Opciones de reporte limitadas
- Datos que no están unificados o integrados.
- La tecnología existente está desactualizada.
- Sistema o proceso actual que no puede soportar el crecimiento de la empresa
- Pobre compromiso con los empleados.
- Sin acceso a través de dispositivos móviles
- Los datos no son seguros
Desarrollar una sociedad con una compañía de servicios de nómina te brinda la libertad de dedicar más tiempo a su negocio.
El servicio al cliente es importante en todas las industrias y no es diferente en el campo del procesamiento de nóminas. Tendrás la tranquilidad de trabajar con una compañía que brinda acceso instantáneo a soporte de expertos cuando lo necesites.
Piensa cuánto más fácil sería si tu sistema de nómina pudiera:
- Integrar el seguimiento del tiempo de los empleados utilizando aplicaciones móviles
- Automatizar las vacaciones de los empleados y las solicitudes de tiempo por enfermedad.
- Personalizar los archivos y detallar las entradas de diario que se importan directamente a su sistema de contabilidad.
Una vez que pasa a la nómina automatizada, muchos proveedores ofrecen la posibilidad de escalar servicios a medida que su negocio crece.
Puedes agregar integraciones que optimicen y consoliden todas las actividades de recursos humanos en una solución basada en la nube. Cuando estés listo, expandir tu sistema te permitirá:
- Optimizar tu proceso de reclutamiento e incorporar empleados con facilidad.
- Buscar en tu base de datos, de candidatos anteriores para ayudar a llenar las posiciones actuales.
- Gestionar la información de los empleados en un solo lugar.
- Utilizar potentes herramientas de informes para ayudar a su empresa a crecer.
La tecnología ha transformado la forma en que vivimos y hacemos negocios. La automatización de su sistema de procesamiento de nóminas simplifica las tareas y mejora la eficiencia, lo que se traduce en tiempo y dinero valiosos que podrás aplicar en otros lugares.
Obtén más información sobre cómo la experiencia en tecnología del software de nómina Macropro puede ayudar a tu organización a alcanzar su potencial completo:Hable ahora con un representante de MacroPro sobre cómo la nómina y la presentación de impuestos de outsourcing pueden mejorar la eficiencia, reducir los riesgos de cumplimiento y darte más tiempo para dedicarte a dirigir tu negocio.
