Sistema de Nómina

Software de Nómina

Software de Nómina

Si estás comenzando en el mundo de los negocios y tu emprendimiento está creciendo tan rápido que necesitas contratar a más personas para que te ayuden en ciertas labores fundamentales de tu empresa, estarás a punto de necesitar un Sistema de Nómina.

La nómina de tu negocio representa ese proceso por el cual tú le pagas a tus empleados por el trabajo que realicen. Cualquier negocio que ya tenga empleados, debe tener un proceso de nómina ya establecido.

Muy a menudo, el pago de nómina, representa el gasto más grande para la empresa. Un proceso de nómina efectivo y eficiente te podrá garantizar la seguridad en el pago para tus empleados. Este pago debe ser preciso y constante para mantener satisfechos a tu fuerza laboral y debe estar automatizado y actualizado para facilitar la labor de la gente de recursos humanos en este sentido.

La nómina de tu negocio podría parecerte una cosa simple, pero créenos cuando te decimos que la cosa se complica debido a las diferentes deducciones que entran en juego en cada caso particular. Estas complicaciones van en aumento, cuando la cantidad de empleados crece.

Así que, como dueño de tu negocio debes retener los impuestos de cada pago emitido y asegurarte que los fondos exactos se paguen correctamente a los agentes gubernamentales. Las primas por seguros y los fondos en cuentas de jubilación son otros aspectos de los que debes tener cuidado.

En Macrosoftware sabemos por experiencia que la nómina de una empresa representa una carga enorme y un estrés que quiere evitar. Si para las pequeñas empresas ya es un problema de cuidado, para las grandes corporaciones los niveles de estrés pueden llegar a ser abrumadores.

Así que mucho cuidado a los detalles a la hora de elegir un buen sistema de nómina que te permita librar de problemas a tu empresa. Una fecha límite perdida o la presentación incorrecta de algún impuesto, puede traer para tu negocio multas innecesarias, malos ratos y por qué no algún tiempo en la cárcel.

Para evitar estos problemas, las pequeñas, medianas y grandes empresas pueden beneficiarse del uso de un buen sistema de nómina.

¿Qué es un sistema de nómina?

Un sistema para la nómina de tu empresa es un software administrativo que está diseñado para organizar, tanto las tareas de tus empleados como el cálculo de sus respectivos honorarios. Igualmente, este sistema podrá calcular los impuestos por cada empleado, así como cualquier bonificación que establezcas por cierre de año o por vacaciones.

De esta manera, las tareas más importantes que un sistema de nómina puede ofrecerte son las de realizar un seguimiento de las horas, calcular los salarios, retener impuestos y deducciones, imprimir y entregar cheques, completar el depósito directo, pagar primas a las compañías de seguros y pagar impuestos de empleo al gobierno.

El software de nómina a menudo requiere muy poca información referente a ti como empleador. Se requiere que ingreses la información sobre salarios y horas de los empleados; luego, el software utiliza la información para realizar cálculos y deducir retenciones automáticamente.

Elegir un sistema de nómina que se adapte a las necesidades de su negocio

Son dos aspectos fundamentales que pueden influir en tu decisión: Tu presupuesto y el tamaño de tu empresa. Estas dos interrogantes son muy importantes a la hora de elegir un sistema de nómina que se adapte a tu negocio.

Puede ser difícil decidir qué sistema elegir, pero si analizas bien, tanto el tamaño de tu negocio como cuánto estás dispuesto a gastar en el procesamiento de tu nómina, dicho análisis puede ser de gran ayuda.

Determinar tu presupuesto y clasificar el tamaño de tu negocio, reducirá la lista de proveedores de software de nómina. Esto hace que tu elección sea más fácil. Compara bien las ofertas que puedan tener los proveedores restantes y ten en cuenta todas las reseñas o las opiniones de algunos de sus clientes actuales. Si está disponible, puedes solicitar demostraciones y comprobar por cuenta propia qué tan fácil es trabajar con el software y qué tan bien se adapta a tu negocio.

Si tu empresa es pequeña, es posible que te encargues de las tareas a través de un sistema de nómina en Excel, de forma manual. La desventaja de esto es que pierdes mucho tiempo al intentar calcular todo correctamente.

Un error en el cálculo y tú o los encargados de nómina podrían tener problemas legales o financieros. Las empresas medianas con hasta 100 empleados se benefician enormemente al invertir en un sistema de nómina que automatice los procesos. Igualmente ocurre con las empresas de gran envergadura.

¿Por qué las pequeñas empresas deben utilizar sistemas de nómina?

Para las pequeñas empresas, el sistema de nómina puede mitigar los errores en este proceso y reducir la cantidad de esfuerzo involucrado en el cálculo de las horas de los empleados, los salarios y las retenciones fiscales.

El software de nómina es fácil de usar y muchas veces es muy asequible para las pequeñas empresas. En algunos casos, las pequeñas empresas pueden ahorrar dinero al usar un software de procesamiento de nómina en lugar de otras alternativas.

Si estás comenzando tu empresa y se cataloga como una Pyme, puedes comprar un sistema asequible para ti en tus inicios. Esta adquisición puede ser descargada en tu computadora local o perfectamente puede funcionar en la nube, utilizando un modelo de pago por uso.

Un buen sistema de nómina puede integrarse con módulos de compras lo que te permite eliminar gastos por contratación de un contador interno para el procesamiento de la nómina de tu empresa. Las empresas también pueden evitar trabajar con un tercero para el procesamiento de la nómina, manteniendo la información dentro de la empresa.

Por último, puedes mantener un mayor control del proceso de nómina mediante el uso de un software. El uso del software de nómina le permite a tu empresa compilar informes a cualquier ritmo que desees y hacer cambios rápidamente si surge la necesidad. Esto puede ser más eficiente que tratar de crear informes manualmente o ponerse en contacto con una empresa de nómina de terceros para realizar cambios.

Aspectos a considerar al elegir un sistema

Al elegir un sistema de nómina, querrás buscar seguridad. Tener un software protegido por contraseña te brinda seguridad contra la manipulación de información y posibles violaciones de datos.

Idealmente, el sistema debería tener buenas revisiones y calificaciones de seguridad. Los representantes de los proveedores también deben responder cualquier pregunta que tengas acerca de la seguridad del software.

Lo siguiente a considerar es si el software resulta ser compatible y flexible. Es importante tener un software de nómina que funcione bien con tus otros sistemas de negocios y que crezca con tu empresa.

Busca un software con la capacidad de integración y asegúrate de que el sistema coincida con cualquier software de recursos humanos o financiero que estés utilizando actualmente. Como alternativa, considera la posibilidad de obtener un sistema que maneje la nómina, así como otras funciones que puedan beneficiarse de la automatización.

Otro factor que debes considerar es la credibilidad de tu sistema. Asegúrate de que el software sea creado por una marca conocida y no por una empresa nueva o inestable. Tener que despedir a un proveedor del servicio mientras el negocio está en marcha puede dejarte luchando para pagar a tus empleados a tiempo completo y recuperar tu historial de nóminas, al mismo tiempo que tratar de encontrar un nuevo proveedor de sistemas de nóminas para que ocupe su lugar.

Por último, es probable que desees un sistema de nómina que te permita tener el control y la opción de ver informes e información histórica. Si bien el software de procesamiento de nómina es menos susceptible a los errores que los sistemas manuales, existe la posibilidad de fallas. Puede ser útil poder revisar la información y hacer correcciones manualmente.

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