Qué es una Nómina

Que es una nomina
Que es una nomina

Si estás comenzando tu propio negocio, es probable que hayas escuchado algo acerca de la nómina de una empresa. Si deseas saber qué es una nómina y aprender a llevarla correctamente, te invitamos a llegar hasta el final.

La nómina es un término que generalmente utilizamos para realizar varios tipos de operaciones. Estás guardan relación con el pago de tus empleados y los impuestos que éstos generan según las normativas vigentes.

¿Qué es la nómina? 

La nómina es la acción que realiza tu empresa para pagarle el sueldo a tus empleados. El término nómina tiene varias partes:

  • El cálculo y la distribución de los cheques de pago (físicos o electrónicos) a tus empleados por día trabajado. Escucharás a menudo esta frase “Terminé de hacer la nómina ayer”.
  • Los registros financieros de sueldos y salarios de tus empleados, retenciones, deducciones, bonificaciones, pagos por tiempo no trabajado (días festivos, vacaciones, etc.) y cualquier otro elemento que forme parte del pago a tus empleados.
  • También puede significar el registro de los ingresos totales de todos tus empleados durante un año fiscal.

Cómo hacer la nómina

Cuando te decides a contratar a alguien para trabajar en tu negocio, ofreces una tarifa de pago específico por la realización de una o varias tareas dentro de tu organización. A algunos empleados les pagas un salario por día trabajado. A otros empleados les pagarás por hora, por lo que el pago lo realizas por horas trabajadas.

Las horas extra se pueden incluir en el pago de un empleado que trabaja más de un número específico de horas a la semana. A esta cantidad se le llama salario bruto del empleado. Todos los cálculos que tienen que ver con el proceso de nómina de tu empresa, se basan en el monto del pago bruto para un período determinado.

Luego, en una fecha regular, determinada por tu empresa, cada empleado recibirá su pago correspondiente. (Algunos empleados pueden recibir pagos en diferentes momentos, dependiendo de su estado).

Por ejemplo, los empleados asalariados pueden recibir pagos dos veces al mes, mientras que los empleados por hora pueden recibir pagos cada semana.

Después de calcular el salario del empleado, deberás retener los impuestos correspondientes a la seguridad social, impuestos federales, estatales que se generan con el salario de cada trabajador.

Como empleador también puedes deducir otros montos en el salario de tus trabajadores. Estos pueden incluir un plan de jubilación y contribuciones especiales para un plan de salud, cuotas sindicales y contribuciones caritativas, por ejemplo.

Pero el “hacer la nómina” aún no está completo. Después de que distribuyas los cheques de pago (o utilizar el depósito directo), debes realizar otros cálculos.

Debes calcular y reservar las cantidades deducidas del pago de cada empleado, que se pagarán más adelante. También debes reservar una cantidad para la contribución por concepto de impuestos de cada empleado.

Tipos de Nómina

Ya sabes que la nómina de una empresa, guarda relación al salario de tus empleados, el documento o sistema para el procesamiento de la misma, el cálculo de los impuestos que se generan y los pagos especiales para tus trabajadores.

Sin embargo existe una clasificación de la nómina según varias características, tanto de tu negocio como de tus empleados:

Nómina según tus empleados

Esta clasificación tiene que ver con las personas que están recibiendo el pago y el cargo que están asumiendo. Estos pueden ser:

  • Nómina para empleados. Esta es la nómina estándar de una empresa y corresponde a la fuerza laboral de que ocupas en tu negocio.
  • Nómina gerencial. Este tipo de nómina la ocupan los empleados de confianza de tu organización. Estos son cargos gerenciales para ejecutivos y personal de alta responsabilidad en tu empresa.

Nómina de acuerda a la modalidad

Este pago tiene relación a la periodicidad del pago que realizas a determinado trabajador:

  • Nómina semanal.  Es el pago que realizas cada semana a determinado trabajador.
  • Nómina quincenal.  Cuando tu trabajador recibe el pago cada dos semanas.
  • Nómina mensual. Para muchas empresas, esta es la nómina más común. Es el pago que realizas a tus empleados al finalizar el mes.

Mantenimiento de registros de nómina

“Hacer nómina” también incluye el mantenimiento de los registros necesarios para ello. Debes mantener un registro separado para cada empleado que muestre los montos pagados por cada período de pago.

Con esto podrás preparar los informes de fin de año. También deberás mantener registros de las autorizaciones de cada empleado y cualquier cambio en el pago.

El registro general de todos los cálculos para todos los empleados se denomina registro de nómina. Este registro muestra todos los montos de sueldos y salarios para cada período de pago y los totales del año. 

Si tienes un software de nómina como parte de tu sistema de contabilidad empresarial, el registro de nómina es parte de ese sistema. Los totales se incluyen en los estados financieros generales de tu negocio.

Los cálculos de nómina para un empleado individual a lo largo del tiempo se denominan registros de ganancias. Además del registro de ganancias, todos los documentos relacionados con el pago, las deducciones y las retenciones de ese empleado deben conservarse durante el tiempo que esté trabajando para ti.

Conclusión

Si todo esto suena complicado, lo es. Es por eso que muchos empleadores subcontratan la nómina, enviándola a un servicio de procesamiento de nómina o a un contador externo.

En el caso de Macrosoftware te ofrecemos toda la asesoría para la integración e implementación de nuestro Software MacroPro para que lleves la nómina de tu empresa de forma sencilla, sin complicaciones y cumpliendo con todas las regulaciones vigentes en materia de impuestos.

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